Privacy statement

Hapkracht gaat zorgvuldig om met de persoonlijke gegevens van partners, donateurs en bezoekers en houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wij willen je informeren over de verwerking van je persoonsgegevens

Wij van Stichting Hapkracht zijn afhankelijk van je bijdrage bij het verwezenlijken van onze doelen: dagelijks gezonde lunches en beweegplezier voor de ruim 8.000 basisschoolkinderen in Utrecht waarvoor dit niet vanzelfsprekend is. Of je dit nu doet door een donatie, een partnership, vrijwilligerswerk, een campagne delen of ons op een andere manier steunt: alle hulp is van harte welkom en onmisbaar voor het bereiken van onze missie.

Om een wederzijds vertrouwen tussen jou en Hapkracht te scheppen willen we je graag op transparante wijze informeren over de manier waarop we omgaan met je persoonsgegevens.

Wij zijn verantwoordelijk voor je persoonsgegevens

Stichting Hapkracht is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens en vindt een zorgvuldige omgang hiermee zeer belangrijk. Dit betekent onder meer dat we vertrouwelijk met je persoonsgegevens omgaan, dat we beveiligingsmaatregelen hebben genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of diefstal en dat we gegevens verwijderen indien we deze niet meer nodig hebben voor onze werkzaamheden.

Stichting Hapkracht
Herculesplein 209
3584AA Utrecht
E-mail: info@hapkracht.nl
Website: www.hapkracht.nl
KvK-nummer: 97399655
RSIN: 868035750

Stichting Hapkracht heeft ANBI-status van de Belastingdienst. Dit betekent dat donaties aan onze stichting fiscaal aftrekbaar zijn voor donateurs binnen de wettelijke kaders.

Voor vragen over privacy kun je contact met ons opnemen via info@hapkracht.nl. Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld omdat dit voor onze organisatie niet verplicht is.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom

We verwerken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor het realiseren van onze missie of die bijdragen aan gezonde lunches en beweging voor kinderen in Utrecht.

Van partners en donateurs verwerken we contactgegevens zoals je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Van bedrijven en organisaties verwerken we ook organisatiegegevens zoals bedrijfsnaam, functie en KvK-nummer. Voor donaties hebben we financiële gegevens nodig zoals donatiebedrag en IBAN-nummer. We vragen ook naar je communicatievoorkeuren voor nieuwsbrieven en project-updates.

Van schoolcontacten verwerken we contactgegevens en projectgerelateerde informatie zoals het aantal kinderen op school en voorkeuren voor lunchvarianten en beweegactiviteiten. Deze gegevens krijgen we rechtstreeks van jou wanneer je contact met ons opneemt of een overeenkomst aangaat.

Van samenwerkingspartners verwerken we contactgegevens, beschikbaarheid, relevante vaardigheden en voorkeuren voor de coördinatie van onze programma’s. Deze informatie is nodig om onze activiteiten op scholen en in de wijken goed te kunnen organiseren en uitvoeren.

Van websitebezoekers verwerken we technische gegevens zoals je IP-adres en browsertype, gebruiksgegevens over welke pagina’s je bezoekt en hoe lang, en cookie-gegevens zoals beschreven in ons cookiebeleid. Deze gegevens verzamelen we automatisch wanneer je onze website bezoekt.

Van nieuwsbriefabonnees verwerken we je naam en e-mailadres plus eventuele voorkeuren over onderwerpen waarin je geïnteresseerd bent. Je geeft ons deze gegevens wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief.

Je bent niet verplicht om je persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Wel kunnen we zonder bepaalde gegevens onze diensten niet aan je leveren. Voor donaties hebben we bijvoorbeeld je naam en contactgegevens nodig om de donatie te kunnen verwerken en je te bedanken.

Waarvoor gebruiken wij je gegevens en op welke rechtsgrond

Wij gebruiken je persoonsgegevens omdat het nodig is voor het organiseren van gezonde schoollunches en beweegactiviteiten. Ook kunnen we je gegevens gebruiken zodat wij onze dienstverlening kunnen optimaliseren en onze boodschap verder kunnen verspreiden. Soms bewaren we ook gegevens omdat dat moet vanwege financiële en fiscale verplichtingen.

Op basis van gerechtvaardigd belang verwerken we je gegevens voor:

• het organiseren van gezonde schoollunches en beweegactiviteiten voor kinderen
• het werven van fondsen en onderhouden van donateur- en partnerrelaties
• het versturen van project-updates aan belanghebbenden
• het verbeteren van onze website en dienstverlening

Op basis van toestemming verwerken we je gegevens voor:

• het versturen van nieuwsbrieven
• marketingcommunicatie
• niet-essentiële cookies op onze website

Op basis van uitvoering van een overeenkomst verwerken we je gegevens voor:

• het verwerken van donaties en bijdragen
• samenwerkingsovereenkomsten met partners en scholen
• leverancierscontracten

Op basis van wettelijke verplichting verwerken we je gegevens voor:

• onze financiële administratie
• verantwoording afleggen voor onze ANBI-status
• belastingaangiften

 

Specifiek verwerken we je persoonsgegevens zodat we kunnen:

• gezonde schoollunches en beweegactiviteiten organiseren voor kinderen in Utrecht
• samenwerken met scholen, sportorganisaties, cateringpartijen en andere uitvoeringspartners
• donaties en bijdragen verwerken en verantwoording afleggen aan donateurs en toezichthouders
• nieuwsbrieven versturen en je op de hoogte houden van onze projecten
• uitnodigingen sturen voor evenementen en bijeenkomsten
• vragen en verzoeken beantwoorden
• onze boekhouding bijhouden en voldoen aan alle financiële en fiscale verplichtingen
• de kwaliteit van onze dienstverlening testen en verbeteren, zoals inzicht krijgen in de prestaties van onze website
• onze diensten beter afstemmen op de behoeften van scholen en partners

We gebruiken je gegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven genoemd. We maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Met wie delen wij je gegevens

Hapkracht verkoopt je persoonsgegevens niet aan derde partijen. Wel delen we soms persoonsgegevens binnen samenwerkingsverbanden als dat nodig is voor het uitvoeren van onze missie.

Samenwerkingspartners voor projectuitvoering: We werken samen met scholen waar we lunches en beweegactiviteiten organiseren, sportorganisaties die beweegprogramma’s verzorgen, cateringpartijen die maaltijden bereiden, en logistieke partners die de dienstverlening op scholen uitvoeren. Met deze partners delen we alleen de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van onze projecten.

IT-leveranciers en dienstverleners: We maken gebruik van externe partijen voor onze website, nieuwsbrief-tool, boekhoudprogramma en andere IT-systemen. Deze partijen kunnen toegang hebben tot systemen waarop je persoonsgegevens worden verwerkt, maar alleen voor zover nodig voor hun dienstverlening.

Financiële partijen: We delen gegevens met banken en betalingsdienstverleners voor het verwerken van donaties en betalingen.

Toezichthouders en adviseurs: We kunnen je gegevens delen met onze accountant, toezichthouders en juridische adviseurs voor controle, verantwoording en advies.

Overheidsinstanties: We verstrekken gegevens aan overheidsinstanties als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met alle externe partijen die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten af conform artikel 28 AVG om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te garanderen.

Internationale gegevensoverdracht

Wat betekent internationale gegevensoverdracht?

Internationale gegevensoverdracht vindt plaats wanneer jouw persoonsgegevens worden verstuurd naar of verwerkt in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). De EER bestaat uit alle EU-landen plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. In deze landen gelden dezelfde strenge privacywetten als in Nederland.

Wanneer vindt dit plaats?

Dit kan gebeuren wanneer we IT-diensten gebruiken van bedrijven die servers in andere landen hebben (zoals de Verenigde Staten), of wanneer we samenwerken met internationale partners.

Hoe zorgen we voor bescherming?

Sommige van onze IT-leveranciers kunnen je gegevens buiten de EER verwerken. In dat geval zorgen we altijd voor adequate beschermingsmaatregelen, zoals:

• Adequaatheidsbesluiten: We werken alleen met landen waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat ze een passend beschermingsniveau bieden
• Standaard contractbepalingen: Bij gebrek aan adequaatheidsbesluiten gebruiken we door de Europese Commissie goedgekeurde contracten die dezelfde bescherming bieden als in Europa
• Certificeringen: We werken met partijen die gecertificeerd zijn onder erkende beschermingsregelingen

We controleren regelmatig of deze waarborgen voldoende zijn en passen onze afspraken aan wanneer dat nodig is.

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig

Je persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Ons streven is om persoonsgegevens te vernietigen zodra we deze niet meer nodig hebben om onze doelen te realiseren.

Gegevenstype	Bewaartermijn	Reden
Donateur- en partnergegevens	Zolang de relatie bestaat + 7 jaar	Fiscale bewaarplicht
Financiële gegevens	7 jaar na laatste transactie	Wettelijke verplichtingen
Nieuwsbriefgegevens	Tot uitschrijving + 1 maand	Technische afhandeling
Websitegegevens	Maximaal 2 jaar	Analyse websitegebruik
Correspondentie	3 jaar na laatste contact	Eventuele opvolging
Samenwerkingspartners	Tijdens samenwerking + 2 jaar	Projectcontinuïteit
Activiteit- en evenementgegevens	2 jaar na afronding	Evaluatie en opvolging

Na afloop van deze termijnen zorgen wij ervoor dat je persoonsgegevens op veilige wijze worden verwijderd of geanonimiseerd.

Beveiliging van je gegevens

We nemen uitgebreide technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeautoriseerde toegang.

Technische maatregelen:

• Versleutelde gegevensoverdracht via HTTPS/SSL-certificaten
• Toegangsbeveiliging en autorisaties voor medewerkers
• Regelmatige back-ups en beveiligde opslag
• Firewalls en anti-malware systemen

Organisatorische maatregelen:

• Bewustwording en training van onze medewerkers
• Incident response procedures voor als er iets misgaat
• Periodieke beveiligingsaudits
• Minimale toegang op basis van functie-eisen

Mocht er ondanks onze voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvinden, dan melden we dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we betrokkenen indien er een hoog risico is voor hun rechten en vrijheden.

Je rechten

Je hebt verschillende rechten als het gaat om je persoonsgegevens:

Recht op inzage: Je kunt opvragen welke persoonsgegevens we van je hebben en hoe we deze gebruiken.

Recht op rectificatie: Je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.

Recht op verwijdering: Je kunt verwijdering van je gegevens vragen, tenzij we een wettelijke bewaarplicht hebben.

Recht op beperking: Je kunt vragen om beperking van de verwerking van je gegevens in bepaalde situaties.

Recht op overdraagbaarheid: Je kunt je gegevens opvragen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat om deze naar een andere organisatie over te brengen.

Recht van bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Recht om toestemming in te trekken: Je kunt eerder gegeven toestemming altijd intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking voordat de toestemming werd ingetrokken.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, paspoortnummer en BSN zwart ter bescherming van je privacy. Stichting Hapkracht reageert zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand, op je verzoek.

Cookies en onze website

Hapkracht gebruikt cookies op onze website. Een cookie is een klein bestandje dat op je computer, tablet of telefoon wordt opgeslagen wanneer je onze website bezoekt. Cookies helpen ons onder andere om het makkelijker voor je te maken om de site te gebruiken, om de kwaliteit van onze website te testen en om het mogelijk te maken een webpagina via sociale media te delen.

Functionele cookies zijn nodig voor het goed functioneren van de website en worden altijd geplaatst. Deze cookies onthouden bijvoorbeeld je voorkeuren en zorgen ervoor dat de website goed werkt.

Analytische cookies gebruiken we om de kwaliteit en effectiviteit van de website te testen en te optimaliseren. We kunnen hiervoor Google Analytics gebruiken, waarbij IP-adressen worden geanonimiseerd.

Marketing en social media cookies gebruiken we alleen met je toestemming. Deze cookies helpen ons om relevante informatie te tonen en maken het mogelijk om content te delen via sociale media.

Je kunt cookies beheren en uitschakelen via je browserinstellingen of via de cookie-instellingen op onze website. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van cookies kan betekenen dat bepaalde functies van de website niet meer werken.

 

 

 

Kinderen onder de 16 jaar

Onze website heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Voor onze projecten op scholen verwerken we geen directe persoonsgegevens van kinderen. We werken samen met scholen die zelf verantwoordelijk zijn voor de gegevens van hun leerlingen. De scholen informeren ouders over onze activiteiten volgens hun eigen privacybeleid.

Links naar andere websites

Onze website bevat links naar websites van andere organisaties. We adviseren je het privacystatement te lezen van elke website die je via onze site bezoekt. Wij kunnen geen verantwoordelijkheid dragen voor de manier waarop andere websites omgaan met je persoonsgegevens.

Klachten

Ben je niet tevreden over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via hun website autoriteitpersoonsgegevens.nl of telefonisch via 088 – 1805 250. Je kunt ook eerst contact met ons opnemen om te kijken of we je klacht samen kunnen oplossen.

Vragen over dit privacystatement

Heb je vragen of opmerkingen over dit privacystatement of over hoe Hapkracht omgaat met persoonsgegevens? Dan kun je contact met ons opnemen:

E-mail: info@hapkracht.nl
Post: Stichting Hapkracht, t.a.v. Privacy, Herculesplein 209, 3584AA Utrecht
Telefoon: [telefoonnummer indien beschikbaar]

We helpen je graag verder en beantwoorden je vragen zo snel mogelijk.

Wijzigingen van dit privacystatement

Wij kunnen dit privacystatement van tijd tot tijd aanpassen. Controleer daarom regelmatig deze pagina voor mogelijke wijzigingen. Belangrijke wijzigingen communiceren we via onze website en, indien je hiervoor hebt gekozen, via onze nieuwsbrief of e-mail.

De datum bovenaan dit document laat zien wanneer dit privacystatement voor het laatst is bijgewerkt.

Samen maken we Utrecht sterker – jouw privacy beschermen we krachtig.